Spis treści:
Ryczałt za nocleg — co to jest?
Ryczałt za nocleg to z góry określona, stała kwota, którą pracodawca wypłaca pracownikowi na pokrycie kosztów zakwaterowania podczas delegacji krajowej. Jest to alternatywa dla zwrotu wydatków udokumentowanych rachunkiem lub fakturą.
Jego wysokość jest powiązana z kwotą diety krajowej (45 zł) i wynosi 150% jej wartości, co daje stawkę 67,50 zł za nocleg, obowiązującą również w 2025 roku.
Warunkiem otrzymania ryczałtu jest brak zapewnionego przez pracodawcę bezpłatnego zakwaterowania.
Limit kwoty noclegu — jak jest ustalany?
-
Zwrot kosztów na podstawie rachunku – pracodawca zwraca poniesiony koszt, ale tylko do wysokości limitu wynoszącego 900 zł za dobę (dwudziestokrotność diety).
-
Ryczałt za nocleg – jeśli pracownik nie przedstawi rachunku, przysługuje mu stała, zryczałtowana kwota 67,50 zł za dobę (150% diety).
Pracodawca może odmówić wypłaty ryczałtu w sytuacjach, gdy:
-
nocleg był bezpłatny (np. zapewniony przez kontrahenta),
-
pracownik miał możliwość codziennego powrotu do miejsca zamieszkania.
Rachunek za nocleg — kluczowy dokument
Podstawą do rozliczenia kosztów noclegu jest imienny rachunek lub faktura, wystawiona na pracownika bądź firmę.
Ryczałt to rozwiązanie stosowane wyłącznie wtedy, gdy pracownik nie może przedstawić wymaganego dokumentu.
Przepisy dotyczące ryczałtu za nocleg
Zasady przyznawania ryczałtu za nocleg reguluje Rozporządzenie Ministra Pracy i Polityki Społecznej, które stanowi, że kwota świadczenia jest stała i niezależna od faktycznego miejsca zakwaterowania pracownika.
Ryczałt za nocleg w delegacji zagranicznej
Rozliczanie noclegów podczas delegacji zagranicznych podlega odmiennym zasadom. Kluczową różnicą jest brak jednej, uniwersalnej stawki – wysokość limitu i ryczałtu zależy od kraju docelowego.
Załącznik do rozporządzenia określa indywidualny limit na nocleg dla każdego państwa.
Podobnie jak w delegacji krajowej, ryczałt nie przysługuje, jeśli pracodawca zapewnił pracownikowi bezpłatny nocleg.
